Het is u waarschijnlijk niet ontgaan: in 2010 worden alle vergunningen voor de bebouwde omgeving ondergebracht in één omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning komt voort uit de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo). Het betekent dat we straks nog maar één aanvraag hoeven te doen voor bijvoorbeeld een bouwvergunning, een sloopvergunning en een kapvergunning. Bij de invoering van de omgevingsvergunning komt veel kijken. Hoe pak je zoiets aan? Brood op de plank adviseert en ondersteunt bij de uitvoering.
Bij de invoering van de omgevingsvergunning gaat het niet alleen om wijziging van organisatorische processen. Medewerkers van gemeenten moeten goed op de hoogte blijven. Ze moeten bijvoorbeeld weten wat de invoering van de omgevingsvergunning betekent voor hun dagelijkse werkzaamheden. Hun inzet draagt bij aan het succes van de omgevingsvergunning. Interne en externe betrokkenheid én een goede timing zijn nodig om het project te laten slagen. Met verschillende communicatiemiddelen wordt dit doel bereikt.
Stakeholdersanalyse
Zaanstad, Bergen, Alphen aan den Rijn, Rijswijk – ze zijn allemaal begonnen met de invoering van de omgevingsvergunning. Brood op de plank helpt hen daarbij. Dit begint met het adviseren van de projectorganisatie aan de hand van een uitgebreid communicatieplan. Het communicatieplan bevat een uitvoerige stakeholdersanalyse en een omschrijving van belangrijke communicatiefactoren. Ook worden aanzienlijke keuzes over het project op het gebied van communicatie gemaakt. Dit zijn keuzes die voortvloeien uit vragen als: Waarom willen we communiceren? Wie willen we bereiken? Wat willen we bereiken? Welke middelen sluiten hierop aan? En: wat zijn eventuele risico’s?
Uitvoer en actie
Brood op de plank houdt zich behalve met strategie ook bezig met de uitvoering van de middelen. Bijvoorbeeld met het organiseren van bijeenkomsten voor de projectorganisatie om te laten zien waar de gemeente in het vergunningenproces staat. Op zo’n dag gaan de leden van de projectorganisatie met elkaar aan de slag en ontstaat er een ludieke en actieve bijeenkomst.
Daarnaast schrijft Brood op de plank interne nieuwsbrieven, bijvoorbeeld voor Rijswijk en Alphen aan den Rijn. Prikkels, Wie Wat Wabo; met het meest actuele nieuws informeren we over de stand van zaken. Voor Rijswijk hebben we een projectleider bij een vastgoedonderneming geïnterviewd om te weten te komen hoe Rijswijkers tegen de huidige procedures aankijken. Kan het beter? Hoe denkt de inwoner over de nieuwe omgevingsvergunning die in 2010 van start gaat? Zo laten we zien wat er leeft bij vergunningaanvragers.
PowerPointpresentaties
Hoe kun je gemeenteafdelingen zo efficiënt mogelijk voorlichten? Met een PowerPointpresentatie tijdens werkoverleggen bijvoorbeeld. Voor Zaanstad maakten we een presentatie over de omgevingsvergunning. Daardoor werd duidelijk wat de aanpak is en hoe het proces straks gaat verlopen.
Met het verschuiven van de invoeringsdatum van de omgevingsvergunning is het einde nog niet in zicht. Wij blijven tot die tijd communiceren tot iedereen bij 'onze' gemeentes goed op de hoogte is. Heeft u hulp nodig bij communicatie over de omgevingsvergunning? Neem contact op met Suzanne van Dam of Natasja Kuipers op (072) 507 05 60.
10 Communicatietips voor de omgevingsvergunning
1. Communiceer over de omgevingsvergunning in heldere en toegankelijke taal.
2. Zorg dat u informatie brengt in plaats van dat uw medewerkers het moeten halen, bijvoorbeeld door middel van een nieuwsbrief.
3. Maak informatie persoonlijk en geschreven naar de verschillende doelgroepen. Herschrijf interne stukken, zodat publieksvriendelijke teksten ontstaan.
4. Zorg dat de gemeenteraad geïnformeerd is, zeker als externe partijen worden betrokken.
5. Zorg dat u tijdig vergunningaanvragers informeert.
6. Zorg voor een goede stakeholderanalyse zodat u niemand in het proces overslaat.
7. Kijk ook wat informatie kan bijdragen aan het imago van de gemeente en neem dat mee in de PR.
8. Betrek bewoners en ondernemers bij uw plannen door enquêtes of gesprekken te organiseren.
9. Toets de communicatie met de burger bij een burgerpanel.
10. Zorg voor een aparte projectorganisatie en maak hiervoor extra tijd vrij.