 Werken kan overal met HNW
Ramses de Vries is communicatieadviseur bij OVER-gemeenten. Dit is de samengevoegde werkorganisatie van de gemeenten Wormerland en Oostzaan. Ramses is hier onder andere verantwoordelijk voor de ontwikkeling van Het Nieuwe Werken. De directie van OVER-gemeenten signaleerde maatschappelijke veranderingen. Ook zagen ze de verwachtingen van de burger naar de gemeente toe steeds groter worden. OVER-gemeenten besloot vanaf januari 2010 de prikklok vaarwel te zeggen en met HNW aan de slag te gaan.
Op welke manier is HNW ingevoerd?
We hebben eerst nagedacht over onze visie op HNW. HNW is namelijk veel meer dan thuiswerken. Daarna zijn we het gewoon gaan doen! We hebben op de visie een plaat ontwikkeld en dit gepresenteerd in de vorm van een Prezi aan collega’s. Hierin hebben we verteld waarom we HNW gaan inzetten. Naast natuurlijk de flexibele werktijden, flexibele werkplekken en het inzetten van social media is voor HNW namelijk aan andere manier van samenwerken nodig. Bijvoorbeeld met Google Docs. Voorheen werden Word-documenten naar elkaar gemaild. Nu gebruiken we Google Docs. Voordeel: Je kunt er altijd bij en je beschikt altijd over de laatste versie.
"Ik spreek liever niet van thuiswerken maar van elders werken, want het kan overal!"
Wie werken er mee aan HNW?
"HNW gaat niet om één afdeling. Je doet het samen. Mijn rol zit hem in het begeleiden van de communicatie. Hoe kunnen we mensen verleiden om anders te gaan werken: door het ze te laten beleven. Daarom hebben we acht pilots opgezet. Hierin zaten onder andere social media workshops en werkplek trainingen. HNW bij OVER-gemeenten is geen succesverhaal: het is een proces. Natuurlijk is niet iedereen voor, maar wij focussen ons juist op de voorstanders. We merken dat HNW werkt met de olievlektheorie. Zo hebben we het project Bring Your Own Device ontwikkeld. Medewerkers kunnen mee doen aan ICT PGB (Persoons Gebonden Budget). Je mag zelf een middel aanschaffen bijvoorbeeld een iPad, laptop etc. Bij vergaderingen van zes mensen, zie je dan drie mensen met een iPad, twee met een laptop en één met pen en papier. Die laatste ziet zijn collega’s op apparatuur alles typen, de agenda bekijken etc. En wil dat dan ook. Steeds meer collega’s die eerst niet aan het project mee wilden doen melden zich nu toch aan."
"Wat is er veranderd in de communicatie door HNW?
"Mensen moeten nu zelf kennis delen en actie ondernemen. Het gaat veel meer om het zelf brengen van informatie en niet meer alleen om communicatie vanuit de organisatie of het management. Medewerkers zijn steeds minder op kantoor om op een werkplek aan het werk te gaan, het kantoor wordt meer een ontmoetingsplaats. Via e-mail, Google Docs en Yammer hebben collega’s contact. Ook de rol van de communicatieadviseur verandert. De balans verschuift, vroeger hadden communicatieadviseurs meer grip op wat er naar buiten ging en ook wat intern gecommuniceerd werd. Met de komst van social media hebben medewerkers steeds meer kanalen om zelf te communiceren met de buitenwereld. Het is wat mij betreft de taak van de afdeling communicatie om medewerkers te leren omgaan met deze nieuwe middelen in plaats van te beginnen over protocollen en regels.”
"Medewerkers maken deel uit van het proces, je moet mensen prikkelen en het ze laten beleven."
Hoever zijn jullie met HNW?
"HNW gaat in kleine stapjes, het is een cultuurverandering en dat duurt lang. We hebben de pilots ingezet maar met een keer een workshop gaan mensen niet ineens anders werken. Daarom hebben we begin dit jaar ToolTime ingezet. Dit is een vast moment in de maand waar mensen kunnen binnen lopen en allerlei vragen kunnen stellen, bijvoorbeeld over hoe ze een Prezi kunnen maken."
"HNW kun je niet implementeren, het is een cultuurverandering, er is geen eindpunt."
Wat raad je andere organisaties aan?
"Ga het doen! Ik zie vaak dat organisaties vast zitten in de planvoering. Ze willen iets met HNW, zetten iemand aan het werk om een plan van aanpak te maken en komen niet verder. Dit werkt niet. Ga geen beleidsstukken maken, ga het gewoon doen. Vorm een visie en bezoek andere bedrijven die HNW al inzetten om je te laten inspireren."
|